5 ting å huske på når man velger tidsregistrering-system

Innenfor tidsregistrering er det mange elementer å huske på før man velger system. Det viktigste er at du finner et system som kan tilpasses din bransje og bedrift.

1. Automatisk beregning av fleksitid, overtid og skifttillegg

Bruker du et timeregistreringssystem som ikke krever at du registrerer hver dag, er det fort gjort for de ansatte å utsette det. Vi hører mange historier om ansatte som sitter siste dag i måneden og kopierer inn 7,5 time hver dag. Hva er verdien av det? I mange tilfeller må de ansatte også selv angi om det er vanlig arbeidstid, overtid eller fleksitid som skal registreres.

Dette er vanskelig og derfor lønner det seg med real-time stempling. For å få til dette trenger du et system der ansatte kan stemple inn på PC, på mobil eller på stemplingsur. Da beregner systemet automatisk fleksitid, overtid og skifttillegg. Ansatte med timelønn får betalt riktig antall timer, og de med fleksitid får automatisk effekten av å utjevne minutter mot hverandre fra dag til dag.

Fancy clock

2. Er systemet bra både for ansatte og ledelse?

Mange ledere føler seg kontrollerende når de snakker om system for å holde styr på tid.  Vi tenker omvendt. Ledere som gir ansatte gode verktøy for å holde styr på arbeidet tid er rettferdige ledere.  

Vi lyver hvis vi sier at ansatte synes det er gøy å registrere tid. Men gir man dem et enkelt, tilgjengelig og brukervennlig verktøy får ansatte kjenne på følelsen av full oversikt over det som er viktig for dem. De ansatte kan enkelt dokumentere når de er på jobb. Med gode verktøy er man også kvitt problemet med at ansatte mistenker hverandre for å jobbe for lite eller for mye.

3. Takler systemet arbeidstidsordingen til dine ansatte?

Har du ansatte som jobber redusert arbeidstid? Da trenger de et system som håndterer dette og som oppdateres hver dag i forhold til hvordan de faktisk jobber. Vi hører ofte om utfordringer knyttet til graderte sykemeldinger, småbarnsforeldre, prosentvise stillinger og lignende. Og hvor enkelt er det å bytte arbeidstid for en periode?

Et godt system for tidsregistrering må være fleksibelt. Kan det eksempelvis overføres «time for time» og utbetale tillegget ved overtid. Hvor lett er det å rekalkulere dersom det har ligget feil informasjon i systemet? Hvilke muligheter har mellomleder til å justere totaler, for eksempel utbetale opparbeidet fleksitid? Det er spørsmål som dette som bestemmer om det er et godt eller dårlig tidsregistreringsverktøy.

4. Er programvaren tilgjengelig i alle kanaler?

Det lønner seg å ha programvare som er brukervennlig både på mobil, nettbrett og PC. Mange velger også å ha et utstasjonert stemplingsur på arbeidsplassen. Da lønner det seg å ha programvare som er tilpasset enheten - og ikke kun kan brukes i nettleser på utvalgte enheter.

5. Integrasjon med andre systemer

Det er viktig at systemet du velger er enkelt å integrere med eksisterende systemer for god dataflyt. Det som er viktig her er at det er lett for ansatte og ha oversikt over egen tid, og at det er enkelt for ledere å godkjenne. Da sørger man for at dataflyten i integrasjonene alltid blir rett uten at det koster for mye tid fra hverken ansatt, leder eller lønnsansvarlig.

Real-time stempling

Tenk igjennom om det er tidsregistrering eller timeregistrering du trenger. Er løsningen brukervennlig for ansatte,mellomleder og lønnsmedarbeider? Pass deg for ufullstendige løsninger som virker attraktive fordi de er innebygd i regnskapssystemet.  Dekker de virkelig behovene dine? Beregner systemet lønnsgrunnlaget automatisk? Hvor riktig er registrert tid hvis den registreres inn en gang i uka? Med systemer som bruker real time stempling er man aldri i tvil.

Book demo Bestill 1 måneds gratis prøveperiode Kontakt oss A orange circle used as a button
Klikk her
Det er ikke bare fordeler med applikasjoner i Nettleser