Denne personvernerklæringen gjelder for netttsiden Timeflex.no og programmet Timeflex som leveres av Timeflex Systemer AS (heretter omtalt som «vi»). Denne erklæringen forklarer hvorfor vi samler inn informasjon om deg, hvordan vi bruker denne informasjonen og hvordan vi tar hensyn til ditt personvern.
Vårt grunnlag for å behandle personopplysninger vil variere, og består av ditt samtykke eller fordi det er lovpålagt. Videre kan det være nødvendig å behandle personopplysninger for å oppfylle en avtale med deg eller for å oppfylle en rettslig forpliktelse. Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke. Det skrives databehandlingsavtaler med selskapene som kjøper Timeflex. Ta kontakt med vårt kundesenter for ytterligere informasjon om vilkår som gjelder.
1. Type informasjon
Timeflex samler ikke inn informasjon om brukeren ved nedlasting av programvare. Programvaren blir gyldig ved at man legger inn en sikkerhetsnøkkel som utleveres av de som administrerer systemet hos Timeflex sine kunder. For å kunne bruke systemet kreves ytterligere brukernavn og passord som genereres i administratordelen av programvaren. Denne mottas i egen forsendelse fra administrator hos kunden, og krever at brukeravtale er signert.
2. Samtykke
Det er kunden som eier data i Timeflex, og er således ansvarlig for å hente samtykke fra brukere i Timeflex.
3. Eksempler på informasjon som innhentes:
Det hentes ikke inn informasjon ved nedlasting av programvare. Programvaren blir ikke gyldig uten gyldig sikkerhetsnøkkel, brukernavn og passord. Dette mottas av administrator hos kunden i Timeflex, normalt personalavdeling eller leder.
4. Hvordan informasjon innhentes?
I Timeflex er det lagret informasjon om navn, kjønn, ansattnummer og arbeidstid. Dette oppdateres av selskapet som har kjøpt Timeflex, enten manuelt eller ved overføring av data fra internt HR-system/lønnssytem. Etter hvert som man registrer data i systemet inneholder det informasjon om arbeidet tid og fravær. Denne informasjonen er kun tilgjengelig for den ansatte selv, og den som gis tilgang hos Timeflex kunder. Identifikasjonen i Timeflex er en intern GUID og ansattnummer. Fødselsdato og personnummer skal normalt ikke lagres.
5. Formål med lagring av data:
Hensikten med informasjonen i Timeflex er å holde styr på arbeidstid, fleksitid ,fravær og å danne lønnsgrunnlag. Lønnsgrunnlaget overføres manuelt eller elektronisk til lønnssystem. Det er kun Timeflex Systemer AS sine kunder som har tilgang til dataene i systemet.
6. Hvordan lagres informasjonen?
Informasjonen lagres enten internt i selskapene hos Timeflex Systemers kunder eller på Microsoft Azure servere.
7. Hvordan slettes opplysningene?
Timeflex Systemer AS lagrer ingen informasjon i systemene for egen bruk. Data i Timeflex applikasjonen eies av Timeflex Systemer AS kunder. Kundens regler styrer når informasjon slettes.
8. Utlevering av informasjon til tredjepart:
Timeflex Systemer deler ikke informasjon til tredjepart fra data brukt i Timeflex Pluss eller All Inclusive.
Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Dette kan være navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, IP-adresse og kjøps- og adferdshistorikk. All behandling av personopplysninger, slik som innsamling, registrering, lagring og utlevering er underlagt særskilte regler, blant annet i personopplysningsloven. Det er vi som er ansvarlig for at behandlingen skjer i samsvar med lovens regler. Datatilsynet fører tilsyn med at loven overholdes.
1. Nødvendig lagring av opplysninger
Noen opplysninger vi samler inn er helt nødvendige for din brukeropplevelse. Disse lagres som en informasjonskapsel. Andre opplysninger som er nødvendige er adresse og fakturaopplysninger for å underskrive avtaler. Ved å benytte vår nettside så godtar du at vi lagrer disse opplysningene. Du kan når som helst kreve data om deg utlevert og få dette slettet, dersom du tar kontakt med oss.
2. Valgfri deling av opplysninger
Enkelte opplysninger lagrer vi kun dersom du gir oss et aktivt samtykke til å samle dette inn. Eksempler på dette er informasjon om deg som kan benyttes til å vise deg reklameannonser på tredjeparts nettsteder med grunnlag i atferd på nettsiden vår. Dersom vi bruker slike tjenester så spør vi deg om samtykke til dette på nettsiden vår, og vi samler kun inn opplysningene dersom du gir oss samtykke. Dersom du ikke tar stilling til spørsmålet, samler vi heller ikke inn opplysningene.
3. Hva slags opplysninger samler vi inn?
For å kunne levere så gode tjenester som mulig er vi avhengige av å samle inn ulike typer informasjon, inkludert personopplysninger om deg. Under følger en oversikt over hvordan vi typisk samler inn personopplysninger og hvilke opplysninger dette typisk er. Vi samler ikke inn sensitiv informasjon.
a) Opplysninger du selv gir til oss.
Når du registrerer deg på vår nettside må du oppgi en del informasjon som lagres av oss, slik som navn, e-postadresse, adresse og mobilnummer. Vi vil også lagre opplysninger når du kontakter oss senere.
b) Opplysninger vi får gjennom bruk av tjenestene våreNår du bruker våre tjenester, registrerer vi informasjon om hvilke tjenester du bruker og hvordan du bruker dem. Vi samler blant annet informasjon om:
i) Din enhet og din Internett-tilkobling
Vi kan registrere informasjon om enheten du benytter, foreksempel produsent av mobil/PC, operativsystem og nettleser. Vi kan også samle informasjon om tilkoblingen til våre tjenester, som IP-adresser, nettverks-id, informasjonskapsler og unike identifikasjons-filer.
ii) Bruk av tjeneste eller kjøp
Vi registrerer informasjon om din bruk av tjenestene, som hvilke sider du er inne på, når du er inne på sidene samt hvilke funksjoner du har brukt på sidene.
c) Opplysninger vi får fra andre kilder
Vi kan motta opplysninger om deg hvis du bruker noen av de andre tjenestene vi tilbyr på dette nettstedet. Vi samarbeider også tett med tredjeparter (f.eks. leverandører av tekniske tjenester, reklamenettverk, analyseselskaper, søkemotorer) og kan motta opplysninger om deg fra disse. Dette inkluderer også opplysninger som er offentlig tilgjengelige.
d) Informasjons-kapsler og annet innhold som lagres lokalt
Når du bruker våre tjenester eller er inne på våre nettsider, lagres informasjons-kapsler og annen data som senere kan leses av oss.
e) Automatiske vurderinger
Gjennom analyse av dine kjøp og atferd kan det utledes automatisk kategorisering av deg som kunde.
4. Hva brukes opplysningene til?
Vi bruker personopplysninger til følgende formål:
a) For å levere og forbedre tjenestene våre
Vi bruker personopplysninger for å levere tjenestene våre til deg. For eksempel trenger vi personopplysninger for at du skal kunne bruke våre produkter. Vi bruker også personopplysninger for å sikre en best mulig brukeropplevelse for deg, blant annet ved å tilpasse visningen av innholdet til din skjerm/enhet og å sørge for raskest mulig lasting av sidene.
b) For å tilpasse tjenestene, gi deg anbefalinger og relevant markedsføring
Vi ønsker å gi deg anbefalinger, produktinformasjon og tjenestetilpasninger som er mest mulig relevant for deg. Dette vil både bli gitt på bakgrunn av din egen atferd, f.eks. på bakgrunn av hvilke produkter og tjenester du har brukt eller kjøpt, annonser du har klikket på, eller artikler du har lest, og på bakgrunn av atferden til andre brukere med liknende bruksmønster som deg.
c) For å forbedre digital kommunikasjon og annonsering
Vi bruker dine personopplysninger for å forbedre vår annonsering. Ved å samtykke til personvernerklæringen godtar du målrettet annonsering gjennom målrettet annonsering gjennom sosiale medier der din persondata vil benyttes i kjøp av slik annonsering.
d) For å utarbeide statistikk og forstå markedstrender
Vi utarbeider statistikk og kartlegger markedstrender. Dette gjør vi for å kunne forbedre og videreutvikle produkttilbudene og tjenestene våre. Så langt det er praktisk mulig forsøker vi å gjøre dette med anonyme opplysninger, uten at vi vet at informasjonen er knyttet spesifikt til deg.
e) For å forhindre misbruk av tjenestene våre
Vi bruker personopplysninger for å forhindre misbruk av tjenestene våre. Misbruk kan være forsøk på å logge på andres kontoer, forsøk på svindel, “spamming”, hets, sjikane og andre handlinger som er forbudt etter norsk lov.
5. Deling av opplysninger
Vi deler i noen tilfeller personopplysninger med andre selskaper som utfører tjenester på våre vegne. Dette er først og fremst for å forbedre din brukeropplevelse. Her er de viktigste eksemplene:
a) Når andre utfører tjenester på våre vegne
For eksempel web- og markedsføringsbyråer til å drifte nettsiden og vise deg målrettet markedsføring samt lage kampanjer. Disse har ikke lov til å bruke disse personopplysningene til noe annet enn å utføre tjenester for oss. Dersom du har gitt oss samtykke til deling av opplysninger, så kan opplysningene bli delt med følgende tredjeparter:
Google Analytics og Google Ads
Opplysninger om bruksmønster på nettsiden (blant annet hvilke sider som er besøkt og når) deles med Google som knyttes til deg som bruker på en delvis anonymisert måte. Vi vil ikke kunne knytte dette til deg personlig, men vi kan bruke informasjonen til å se generelt bruksmønster på nettsiden vår, og for å kunne sende deg skreddersydd reklame i Google sitt nettverk i form av bilde- og tekstannonser på tredjeparts nettsider.
Facebook Pixel
Denne siden kan benytte Facebook Pixel, som er en informasjons-kapsel som sporer at du har vært inne på vår nettside, slik at du senere kan motta reklame fra oss via Facebook sitt nettverk.
Typeform
Dette er et skjema du fyller inn dersom du ønsker å bli kunde hos oss. Dersom du benytter deg av en av våre kontaktskjemaer, vil skjemaet bli sendt som E-post til oss, og bli lagret påvår E-postserver. En kopi av E-posten kan også bli lagret i Typeforms database i tillegg for å sikre at vi har mottatt din melding dersom E-posten ikke skulle komme frem. Denne databasen slettes med jevne mellomrom.
Calend.ly
Dette er en tjeneste vi bruker for at du kan booke tjenester hos oss. Enkelte personopplysninger kan bli lagret i deres databaser, men vil bli slettet med jevne mellomrom.
b) Ved mistanke om lovbrudd vil informasjon kunne utleveres til offentlige myndigheteretter begjæring. Vi vil også kunne utlevere informasjon ved mistanke omsvindel, eller informasjon som er nødvendig for å avklare konkrete tvister.
Du har krav på at alle våre opplysninger om deg skal kunne slettes på oppfordring, dersom vi ikke er lovpålagt om å lagre disse. Du kan henvende deg angående dette ved å oppheve ditt kundeforhold eller ved å sende oss en e-post til post@timeflex.no.
1. Sikring av personopplysninger
Vi bruker hensiktsmessige sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger som er under vår kontroll mot uautorisert tilgang,i nnhenting, bruk, videreformidling, avsløring, kopiering, modifisering eller avhending.
2. Særlig om markedsføring i e-post og SMS
Dersom du har et aktivt kundeforhold til oss, kan vi sended eg markedsføring på e-post eller med andre elektroniske kommunikasjonsmetoder i henhold til markedsføringsloven § 15. Det inkluderer nyhetsbrev og andre henvendelser vedrørende innhold, tjenester, tilbud, kampanjer og arrangementer fra oss, via e-post, telefon, SMS og sosiale medier.
Dersom du derimot ikke har et aktivt kundeforhold, vil vi bare sende slik markedsføring hvis du har gitt oss et samtykke til dette. Din persondata kan også brukes til å tilpasse denne kommunikasjonen. Du kan når som helst enkelt og kostnadsfritt melde deg av markedsførings henvendelser gjennom avmeldings-funksjonen i e-postene/SMS-ene.
3. Endringer i personvernerklæringen
Vi vil med jevne mellomrom kunne oppdatere eller endrepersonvernerklæringen. Ved større endringer vil vi informere om dette.
4. Rett til å klage
Du har rett til å klage til en tilsynsmyndighet, som i Norge er Datatilsynet.
5. Kontaktinformasjon
Dersom du har spørsmål om vår personvernerklæring, spørsmål om bruk av personopplysninger, om du ønsker å få utlevert data vi har registrert på deg, korrigering av registrert data, tilbaketrekking av samtykke eller sletting, ta gjerne kontakt med oss på post@timeflex.no.
