I datofeltet er det benyttet en rekke symboler eller farger for å gi økt informasjon. Hvs du høyreklikker i datofeltet får du opp en oversikt.
Når skriften er rød er det en helligdag, når skriften er blå er det en dag med redusert arbeidstid og røde dager er fridager/helligdager.
Når en dag er ferdig skal den ha grønn hake. Har den ikke det, mangler systemet noe informasjon som må rettes opp for at beregninger skal kunne gjøres riktig. Prøv å stemple deg inn så rydder systemet opp, eller du får informasjon om hva som er galt og du må rette selv. Etter at du har godkjent timelisten, så vil du se en svart ring eller firkant rundt datofeltet. Da kan informasjonen ikke endres av deg eller din leder med mindre timelisten åpnes igjen fra administratorprogrammet.
Viktig! Mangler de grønne hakene har ikke Timeflex nok data for å gjøre korrekte beregninger. Prøv å stemple inn så vil systemet gi deg beskjed om hva som må rettes/ta hensyn til etterregistreringer.
Etter stemplingene kan det også forekomme koder. Normalt brukes P for pålagt overtid, S for syk. L for ut til lunsj og B for betalt fravær. Noen har også valgt å ta i bruk T for "avspasere time for time og utbetale tillegget". Kodene kan imidlertid være forskjellig fra bedrift til bedrift. En e etter stemplingen betyr at den er endret, en m markerer at det er en App registrering utenfor kontorsted (Se dokumentasjon for Timeflex App).
I dette bildet vises eksempler på koder. Mandag 11. er det satt inn pålagt overtid (p), tirsdag 12. stemplet man ut i betalt fravær kl. 13.30, onsdag 13. er det satt inn er det stemplet ut med syk del av dag kl. 12. Når det står en e etter stemplingen er den endret.
Høyreklikk er et godt tips; Veldig mange steder i systemet kan du høyreklikke og få frem mulige valg.
Vi minner om:
Hvis man stempler ut syk vil de to siste stemplingene lages automatisk i det du stempler deg inn neste gang. Dette gjøres for å avslutte dagen. Hvis du stempler deg ut syk kl. 10.00 kan du jo i teorien bli frisk igjen i løpet av ettermiddagen. Da stempler du deg inn når du kommer tilbake. Hvis ikke vil systemet lage en stempling som gjør at du jobber full dag, og ikke får trekk i fleksitiden. Hvis du etterregistrerer må du lage disse to stemplingene manuelt.
Stempler du deg ut med betalt fravær, vil systemet spørre neste dag når du stempler deg inn, om når fraværet ble avsluttet.