Personell på et sentralbord/forværelse kan gis spesielle rettigheter slik at de kan bidra med å ajourføre Hvem er Hvor listen i Timeflex. Endringene er for det meste visuelle i forhold til Hvem er Hvor listen, og påvirker ikke den enkelte ansattes daglige bruk av Timeflex.

Via [Ctrl+T] eller telefonsymbolet i knapperaden kan både interne og eksterne telefonnummer ajourføres.

Ved å høyreklikke på INN eller UTE kolonnen kan du flytte krysset over i motsatt kolonne. Det kan for eksempel gjøres når du vet at vedkommende har glemt å stemple inn eller ut.

Disse opplysningene kan endres ved å skrive informasjon rett inn i disse kolonnene. Datofeltet har formatet DD/MM og klokkeslettet har formatet TT.MM.

Ved å høyreklikke på kolonnen Fr.kode kan du velge fra en meny med aktuelle fraværskoder.

Merk: Det er ikke nødvendigvis alle fraværskoder som vises i oversikten. Timeflex Administrator har mulighet for å skjule uaktuelle eller sensitive fraværskoder.

Du kan endre meldingen for vedkommende ved å skrive den rett inn i Melding kolonnen.

Ansatte har i egen timeliste mulighet for å legge inn fravær fram i tid. Disse opplysningene kan enkelt importeres inn i Hvem er Hvor vinduet via [Ctrl+F5] eller via egen knapp på knapperaden.

Funksjonen heter Synkroniser mot timelistene.  

Alle manuelle endringer som er foretatt på INNE/UTE status og også noen fraværskoder (hvis konflikt) vil gå tapt. Det kan derfor være lurt å benytte denne funksjonen på morgenen. Fordelen med å benytte denne funksjonen er at ansatte som har forlatt arbeidsplassen dagen før uten å ha stemplet seg UT vil nå få korrekt INN/UTE status i Hvem er Hvor vinduet.

Merk: Ansatte som er på jobb nå og som også har jobbet over midnatt vil vises som fraværende i oversikten.

Denne funksjonen kalles opp med [Ctrl+L]. Den er i første omgang interessant hvis Timeflex er integrert med Microsoft Outlook© og Microsoft Exchange© server. Ved å benytte informasjon både fra avtaleboken og fra den definerte arbeidstiden i Timeflex samt opplysninger om fraværskoder fra den ansattes timeliste, utgjør dette en svært kraftig funksjon for et sentralbord/forværelse.

For å finne neste ledige tidspunkt fram i tid, kan man bla framover ved bruk av Neste knappen.